Офис-менеджер

Міндеттері

• Обязанности:
• 1. Организация и контроль делопроизводства: обеспечение ведения электронного и бумажного документооборота в соответствии с нормативными требованиями.
• 2. Соблюдение стандартов и регламентов: контроль за соблюдением корпоративных стандартов оформления, сроков исполнения и согласования документов.
• 3. Работа с внутренними и внешними корреспонденциями: организация обработки входящей и исходящей корреспонденции, взаимодействие с госорганами и подразделениями. Обеспечение доставки и передачи исходящей корреспонденции в Парламент РК, Администрацию Президента РК, Канцелярию Премьер-Министра РК, центральные государственные органы и АО "Самрук-Казына", в установленном порядке;
• Мониторинг, контроль за своевременным рассмотрением обращений физических и юридических лиц (как и контрольных письмах, ежедневно направляются напоминания о наступлении сроков исполнения обращений);
• 4. Контроль за сроками исполнения поручений: ведение системы контроля исполнения поручений руководства и подготовка сводных отчетов.
• 5. Мониторинг корреспонденции, поступающей на корпоративную электронную почту kazpost@kazpost.kz , мониторинг и ведение отчетности по работе с порталом https://eotinish.gov.kz/ , регистрация электронных документов в СЭД, направление курирующим направление руководителям;
• 6. Отчетность и аналитика: подготовка отчетов по документообороту и протокольной работе, анализ рисков и предложений по улучшению;
• Подготовка ежеквартальных и годовых отчетов по документообороту, мониторингу контрольных документов, проведению языковой политики в Обществе;
• Подготовка ежеквартально сведений о качестве оказанных универсальных услуг почтовой связи, в части рассмотрения обращений лиц;
• 7. Протокольная работа: подготовка и оформление протоколов совещаний, заседаний, рабочих встреч, контроль за исполнением протокольных решений. Формирование отчетности (по требованию руководства).
• 8. Архивное дело: организация хранения, передачи и уничтожения документов в соответствии с номенклатурой дел. Координация работы архива ЦА АО «Казпочта» (совместно с архивариусом рассматривать описи дел сдаваемых в архив, на предмет правильности оформления);
• 9. Осуществление централизованной выдачи, учета и контроля использования и уничтожения бланков строго отчетности;
• 10. Осуществление контроля за формированием дел в структурных подразделениях ЦА, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
• 11. Разработка номенклатуры дел Центрального аппарата и специализированных филалов Общества, осуществление ее согласования с Национальным архивом РК и обеспечение ее утверждения;
• 12. Осуществление мониторинга за исполнением контрольных документов, снятие, продление сроков их исполнения, мониторинг исполнения пунктов планов работ/мероприятий, программ, распорядительных документов по основной деятельности.
• 13. Разработка, согласование и внедрение распорядительных документов по основной деятельности и ВНД в области документооборота и делопроизводства;
• 14. Обеспечение регистрации распорядительных документов по основной деятельности. Размещение распорядительных документов по основной деятельности и ВНД в общем доступе на внутренних интернет-ресурсах Общества.
• 15. Проведение проверок филиалов и структурных подразделений ЦА по вопросам состояния общего делопроизводства, соблюдения требований Закона РК «О языках в РК»;
• 16. Осуществление первоначальной обработки, предварительного рассмотрения, регистрации, учета, хранения, доставки и своевременной рассылки документов, в том числе с пометкой «Для служебного пользования»
• 17. Участие в цифровой трансформации: внедрение электронных систем документооборота и повышение эффективности процессов.
• 18. Распределение задач, контроль качества исполнения, обучение сотрудников.
• 19. Добросовестное, своевременное и эффективное исполнение поручений начальника отдела и руководства АО «Казпочта», соблюдение требований Устава и внутренних документов Общества, актов Работодателя;
• 20. Эффективное выполнение своих обязанностей, соблюдение всех норм профессиональной и деловой этики (Кодекса деловой этики АО «Казпочта» и требований других ВНД Общества), доведение до сведения руководства надлежащего уровня любые операционные проблемы, случаи несоблюдения профессиональной этики или других нарушений процедур или злоупотреблений;
• 21. Повышать операционную эффективность, улучшать качество предоставляемых услуг, в том числе информации и отчетности, улучшать стандарты корпоративной культуры и этики, обеспечивать открытость и прозрачность, снижать риски, надлежаще обеспечивать систему внутреннего контроля;
• 22. Замещение (исполнение обязанностей) временно отсутствующего работника отдела, в установленном порядке;
• 23. Обеспечение соблюдения принципов Политики по противодействию коррупции, а также мероприятий, направленных на предупреждение и выявление фактов мошенничества и хищений;
• 24. Осуществление иных функций и поручений руководства Общества, в пределах функциональных обязанностей.
• Требования:
• Высшее образование по профилю: экономика и/или юриспруденция, и/или технические науки и технологии, и/или финансы, и/или гуманитарное
• Наличие опыта работы в юриспруденции и/или экономике, и/или делопроизводства, и/или развития государственного языка, и/или почтовой отрасли не менее 2 лет.
• Условия:
• Пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями – суббота и воскресенье с продолжительностью ежедневной работы (рабочего дня, смены) 8 (восемь) часов с 9-00 часов до 18-00 часов еженедельно с понедельника по пятницу, перерыв для отдыха и приема пищи с 13-00 часов до 14-00 часов

Талаптар

Хабарландыруда көрсетілмеген — жұмыс берушіден нақтылаңыз

Шарттар

Хабарландыруда көрсетілмеген — жұмыс берушіден нақтылаңыз